生産性

なぜあなたのToDoリストはいつまでも終わらないのか?

なぜあなたのToDoリストはいつまでも終わらないのか?

皆さんはToDoリストを作っていますか?

ToDoリストとは、やることリストです。

今日やるべきことを羅列して一つずつこなしていくというテクニックが主流となっています。

 

 

しかし、ToDoリストを作ったのはいいもののこんな経験をしたことはないですか?

 

「ToDoリストが終わらない!」

 

ToDoリストを作ったけど一日で終わらせることができなかったという体験をしたことがある人は多いと思います。実際に僕もToDoリストを作ったにも関わらず全てを実行することができませんでした。具体的には、コンタクトレンズを作りにいく予定だったのですが面倒くさくてやめました。

 

そこで一つの疑問が生まれたわけです。

 

なぜToDoリストは終わらないのか?

今日はそんな疑問を解決していきたいと思います。

 

疑問:なぜあなたのToDoリストはいつまでも終わらないのか?

 

あなたのToDoリストが終わらない3つ理由

①簡単なものから手をつけて大事なことを後回しにする。

①簡単なものから手をつけて大事なことを後回しにする。

まず一つ目の理由は、ToDoリストを作ったら簡単なものから片付けようとするからです。ToDoリストは一つでも多く完了させたいですよね。

10個やることを挙げて7個終わらせたときと、

10個やることを挙げて3個しか終わらなかったとき、

ぐっすり眠れるのはどう考えても前者ですよね笑

 

ToDoリストから達成感が得たいがためにすぐに終わる作業から始めてしまって、さらにそんなに大きなことをしていないにも関わらず満足感を感じるわけです。

 

実際に研究でもToDoリストに挙げた50%のことはその日のうちに完了し、そのほとんどは1時間以内に終わるということがわかっています。

逆に、41%のことは完了することがないということも明らかになっています。

 

つまりToDoリストを作ると簡単に終わることからやってしまい、時間をかけてやるべきことを後回しにしてしまうということです。この時間をかけることの方が大事だったりします。ToDoリストを作ったせいでそこへの注意が逸れてしまっては効率も関係がなくなってしまいます。

 

理由①:ToDoリストを作ると大事なことを後回しにしがち。

 

②優先順位や所要時間がわからない。

②優先順位や所要時間がわからない。

二つ目の理由は、ToDoリストには優先順位や所要時間を表現しないということです。

皆さんが作るToDoリストを想像していただきたいのですが、ToDoリストを作るときたいていの人は箇条書きにします。

 

例えばこんな感じ。

・○○さんに打ち合わせについてメールする。

・デスク上の片づけをする。

・プレゼンの原稿を作る。

 

これを見てどれがどのくらいの時間を要し、どれが大事なことかわかりますか?

恐らく一番自分の成果に繋がるのはプレゼンの原稿を作ることだと推測されるので一番時間をかけるべきはそこだと思います。しかし、箇条書きではどれも同じような扱いに見えるため、どれからやるべきかわからなくなります。

 

デスクの片付けもプレゼンの原稿作りも同じようなタスクと考えてしまうわけです。

時間の予測も立てられないし簡単なものから手を付けてしまうので、進めるべきことがなかなか進まないということです。

 

理由②:ToDoリストではどのタスクも同様に扱ってしまう。

 

③ToDoリストを作っただけで達成感を得てしまうから。

③ToDoリストを作っただけで達成感を得てしまうから。

最後は、ToDoリストを作るとそれだけで少し満足してしまうからです。そんなことないよと思う方もおられるかもしれませんが、やることを考えてそれを全て書き出していたら、それ自体が一つのタスクになります。もう一つ仕事が終わった感じになります。

 

ToDoリストの弊害は「そんなに大したことしてないのに仕事した・努力した感」が出てしまうところにあります。

 

くれぐれもToDoリストを作っただけで満足しないように。

ToDoリストは成果が出てこそ意味がありますので。

 

理由③:ToDoリストを作っただけで達成感を感じる。

 

 

ToDoリストの罠を避ける【シングルタスク化】とは?

ToDoリストの罠を避ける【シングルタスク化】とは?

これまでToDoリストを作っても成果が出ない理由を3つ挙げてきました。

ToDoリストがいつまでも終わらない3つの理由

1.簡単なものから始めてしまうから。

2.優先順位や所要時間を考慮しないから。

3.ToDoリストを作っただけで満足してしまうから。

ということでした。

 

では、どうすればこのToDoリストの弊害を避けることができるのでしょうか。

 

そこで登場するのが、【シングルタスク化】です!

シングルタスク化とは、その名の通りやるべきことを一つずつ終わらしていくことです。

そんなん普通のToDoリストと変わらへんやんと思った方もおられるかもしれませんが、一旦シングルタスク化の方法を順番に説明します。

 

シングルタスク化の具体的な方法

シングルタスク化はこのように行います。

①いつも通りToDoリストを作る

②数分で終わるような簡単なタスク(50%)を全て消す

③41%の終わらない項目から行動に移す可能性が低いモノを消す

④自分にとって本当に大事だと思うことを一つ選ぶ。

⑤それを行動に移して、それが終わるまで他のタスクには手をつけない

 

このように普通のToDoリストから簡単なタスクや重要度の低いタスクを除いて本当にやるべきタスクを選択・集中することがシングルタスク化です。

 

大事なことは、集中するべきタスクが終わるまで他のことはやらないということです。

やらないといけないことが頭に浮かんでくるかもしれませんが、選んだタスクを一つずつこなしていくことでToDoリストの本当の実力が発揮されるわけですから、目の前に集中しましょう。

 

行動:本当にやるべきことに焦点を当てて一つずつ終わらせる。

 

まとめ

疑問:なぜあなたのToDoリストは終わらないのか?

理由:①簡単なものから終わらせるから。

   ②重要度に関わらず同じように扱うから。

   ③ToDoリスト作成で満足感を得るから。

行動:シングルタスク化することで本当のToDoを知る。

 

ToDoリストはもともと効率化を図るものだったわけですが、逆に効率を落としていた可能性があったみたいです。僕もよく前日にToDoリストを作っては当日に終わらせられないということを繰り返していたので、シングルタスク化を使ってやるべきことに集中したいと思います!

皆さんのToDoリストに変化があれば嬉しいです。

 

今日の参考文献&オススメ本

『倒れない計画術』

今日はToDoリストの弊害について書きましたが、世の中にはこのように誤った使い方がされているテクニックが多く存在します。この本では、「計画の立て方」に関する世間の誤解や正しい知識を明らかにしています。

 

例えば、

・計画を立てるときはまず失敗することから計画する

・計画通りに進める7つのテクニック

・必ず目標達成できるパーフェクトスケジュール

など、計画を立てることが苦手な人の人生を変えるような知識が載っています。

 

計画は立てるけといつも失敗する人や計画の正しい立て方を知りたい!という方はぜひ読んでみてください!

 

最後まで読んでいただきありがとうございます。

ABOUT ME
よぴお。
本を読んだり新しいことに挑戦したりするのが好きで、頭の回転が遅い22歳です。サラリーマンやってます。週に1回、誰かの悩みを解決するためにブログを始めました。